8 Kesalahan Faktur Yang Harus Dihindari Bisnis Kecil
Mengubah banyak tugas menggunakan perangkat lunak akuntansi online akan membawa beban Anda dan membantu Anda mengelola faktur dengan cara yang paling produktif.
Untuk memastikan Anda mendapatkan uang tepat waktu, berikut adalah beberapa hal yang harus dihindari.
1. Penundaan
Sebagai pemilik bisnis, sulit untuk mengelola berbagai tugas tepat waktu. Ini tidak biasa untuk tugas-tugas kecil seperti faktur atau Anda mungkin berpikir bahwa pelanggan atau pelanggan masih akan melakukan pembayaran dan menolak tugas ke depan.
Tetapi Anda harus ingat bahwa faktur adalah tanggung jawab Anda. Seseorang harus memprioritaskan dan mengirim faktur setelah pekerjaan selesai. Menurut survei, ketika Anda mengutip pada hari yang sama ketika pekerjaan selesai, Anda 1,5 kali lebih mungkin dibayar tepat waktu.
2. Menunggu Faktur
Sekarang setelah Anda memprioritaskan pengiriman faktur, sangat mungkin pelanggan kehilangan tanggal jatuh tempo, membuat faktur, atau melupakannya. Anda dan tim Anda harus bertanggung jawab untuk mendapatkan pembayaran tepat waktu, proaktif dalam mengirimkan pengingat dan segera menghubungi pelanggan jika mereka merilis tanggal pembayaran mereka.
Dalam kasus yang jarang terjadi ketika Anda berhadapan dengan pelanggan yang sangat tidak responsif, tindakan ekstrem dapat diambil. Satu kasus dapat diajukan ke pengadilan klaim kecil, atau jika situasinya semakin buruk, Anda dapat menyewa agen penagihan untuk mendapatkan pembayaran Anda.
3. Ketentuan yang tidak ditentukan
Perjanjian bisnis harus memiliki persyaratan yang jelas, jika ada perbedaan. Jangan pernah menggunakan bahasa yang tidak jelas dalam faktur, tentukan persyaratan Anda dan konsekuensi yang muncul jika kondisi tidak terpenuhi. Tetapi jangan mendefinisikan istilah yang panjang dan tidak realistis yang dapat menghambat hubungan bisnis.
Untuk menciptakan situasi yang ideal, tandatangani kontrak sederhana dengan pelanggan Anda yang akan melindungi kepentingan kedua belah pihak. Lakukan ini dalam praktik dan Anda akan mengurangi beban kerja Anda. Minta pengacara Anda untuk mencatat perjanjian Anda dan membuatnya resmi.
4. Detail Penting
Perhatian yang tepat harus diberikan pada perincian sehingga kesalahan kecil dapat dihindari. Periksa dengan pelanggan Anda untuk mengirim faktur dan mengatur surat yang sesuai. Mengumpulkan orang atau departemen yang berbeda dapat membuat banyak miskomunikasi dan membuang waktu berharga Anda.
Faktur harus selalu berisi detail ini:
- Nama perusahaan resmi, alamat kantor dan nomor telepon
- Nama dan alamat klien
- Nomor dan tanggal faktur
- Batas waktu pembayaran
- Nomor pajak atau nomor lisensi, seperti yang diminta oleh pemerintah
- Ketentuan pembayaran
- Daftar produk atau layanan
- Jumlah jatuh tempo?
5. Backup Data
Di era teknologi ini, tampaknya tidak bijaksana untuk tidak menggunakannya. Atur tanda terima Anda secara rutin di cloud, sehingga Anda memiliki salinan lunak untuk digunakan sebagai referensi, bahkan jika Anda kehilangan salinannya. Gunakan aplikasi seperti cloud Quickbooks untuk melacak data Anda dan memungkinkan akses jarak jauh ke laporan keuangan Anda.
6. Branding dan Pemformatan
Penelitian telah menunjukkan bahwa faktur 3 kali lebih mungkin dibayarkan jika logo dan nama perusahaan yang benar dipanggil. Hal-hal kecil ini menunjukkan bahwa Anda adalah seorang profesional dan menciptakan citra eksekutif Anda di sisi lain.
Juga, hal yang sama terjadi dengan pemformatan dan penagihan yang buruk. Ejaan hilang, angka salah, font tidak bisa dipahami, semua kesalahan ini tidak bisa dilakukan. Periksa faktur Anda sebelum mengirimnya.
7. Fleksibilitas dan Pembayaran
Anda telah menetapkan ketentuan pembayaran Anda, dilakukan dengan baik. Tetapi menjadi seorang pebisnis tidak berarti Anda harus keras pada aturan. Berpegang teguh pada mereka itu penting, tetapi kadang-kadang, Anda dapat menawarkan sedikit ruang, atas permintaan pelanggan.
Dalam hal pembayaran, Anda harus menawarkan opsi metode pembayaran yang aman untuk kenyamanan pelanggan Anda, dan alur kerja yang efisien untuk Anda dan mereka.
8. Sopan Santun
Bersikap sopan adalah hal terpenting untuk melakukan bisnis yang sukses. Tambahkan 'tolong' dan 'terima kasih' untuk nada, email, dan bahkan faktur Anda dapat meningkatkan peluang Anda untuk dibayar 5 persen. Ini juga akan meningkatkan citra merek Anda.
Itulah beberapa kesalahan faktur yang harus dihindari, cukup sekian dulu. Terimakasih.
Mulai belajar blogger sejak tahun 2015. Baru serius ngeblog tahun 2018. Temukan saya melalui sosial di bawah ini: